Tugas seorang sekretaris dapat
dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut:
1.
Tugas-Tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan
perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas
membuka surat,menerima tamu,menyimpan surat/arsip, menerima telepon,menyusun
dan membuat jadwal pimpinan.
2.
Tugas-Tugas Khusus
Yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian
secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya.
Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu
menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara
perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara
pertemuan bisnis,pembelian kado/cindramata, mengurus perjalanan bisnis/ dinas
pimpinan dan sebagainya.
3.
Tugas-Tugas Istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain:
a.
Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan
beserta perlengkapan yang diperlukan.
b.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan
informasi kepada para relasinya.
c.
Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima
sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatanlainnya.
d.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau
asuransi dari suatu badan.
e.
Memeriksa hasil pengumpulan uang atau uang muka
dari instansi yang diberikan sebagai
dana kesejahteraan.
f.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping
pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
g.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang
perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4.
Tugas Reseptionis
Yaitu tugas sebagai penerima tamu, antara lain:
a.
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan-pesan lewat telepon.
b.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c.
Mencatat janji-janji untuk pimpnan.
d.
Menyusun kerja sehari-hari pimpinan.
5.
Tugas Keuangan
Yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain:
a.
Menangani urusan keunagan pimpinan dengan bank,
misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank.
b.
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
dana atas nama pimpinan.
c.
Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan
menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif
kecil.
6.
Tugas Sosial
Yaitu tugas amal dan kemasyarakatan , antara lain:
a.
Mengurus rumah tangga kantor pimpinan.
b.
Mengatur menyelengaraan resepsi untuk kantor
beserta pengurus an undangan.
c.
Menyumbang untuk amal, bakti sosial.
7.
Tugas Insidental
Yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu,antara
lain:
a.
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan
laporan,pidato atau pernyataan pimpinan.
b.
Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang
termuat dalam surat kabar , majalah , brosur, yang ada kaitannya dengan
kepentingan perusahaan.
c.
Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undagan,
prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan.
d.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau
pertemuan.
e.
Membantu penerbitan intern organisasi.
8.
Tugas-Tugas Sekretaris Dalam Business Meeting
Yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisasi suatu pertemuan bisnis. Agar
pertemuan dapatt membawa hasil maka pedomannya yaitu:
a.
Waktu dan tempat harus dipastikan.
b.
Makan da minum harus disediakan.
c.
Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis.
d.
Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari
acara- acara lain.
e.
Jadwal pertemuan diatur secara baik agar
pertemuan membawa kesan yang menenangkan.
f.
Pilihlah hari yag tepat, misalnya antara hari
Selasa, Rabu dan Kamis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar